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秘书工作的优秀论文

蝴蝶爱纯 2022-01-12 03:54 热度:1796°C

有人说“能说会道”是秘书的看家本领,这话的确有一定的道理。秘书在工作中虽然很少去演说,但却经常要说话,汇报情况,提出建议,传达指示,接待来访,协调工作等等,大量使用的是口语表达。因此,口语表达在秘书工作中起着非常重要的作用。

那么,秘书该如何进行口语表达才能获得最佳的效果,才能进行成功的交际呢?近年来,有不少有关秘书方面的著作对此进行了阐述,归纳起来,大致有以下几点:意思明白;诚实;语言生动;口齿清楚;条理分明,表达准确;说话得体;正确等等。

在探讨秘书口语表达时,仅仅局限于语音层面和逻辑思维层面是远远不够的,为此,在秘书口语表达中加强对修辞的研究是十分必要的。

中国现代修辞学大师陈望道先生在《修辞学发凡》中指出:“修辞以适应题旨情境为第一要义。”成功的言语交际,往往是在“适应题旨情境”下完成的。冯广艺先生在《汉语修辞论》中指出:“语言运用是一个动态运行的过程,在这一过程中,无论是言语表达者,还是言语接受者,都是在一种相互适应的状态下完成交际的任务的。”同时,在这一过程中,“要求言语表达者调整语言,以适应言语接受者”。

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在上述案例中,老板之所以“明显地不高兴”,是因为小玲的回答没有适应老板的要求。如果她能适当地调整一下自己的语言,比如“我去查一下”或“我去问一问”,那么交际的效果可能要好得多。

在秘书的口语表达中,掌握一定的修辞艺术,会有效地提高语言表达能力,从而实现有效的沟通。

一、秘书在进行口语表达时,要注意与其所处的环境相一致。

即“话随境发,要求言语表达者根据语言环境来发话。

这里,语言环境对言语表达者的制约作用是如何构建言语的结构体,只有当言语表达者所讲的话适应语境时,才能发话,不注意这一点,仓促发话,就会影响交际的效果”。例如,在公众场合,当秘书发现上司做出明显的错误决定时,如果秘书立即提出意见,显然会伤害到上司的自尊心,必然会引起言语的"接受者——上司的强烈反感,进而影响到交际的效果。如果是在一般非公众场合,例如只有上司和秘书两人在场,这时秘书如果立即提出意见,同时注意自己的措辞,如“这个决定您是否还需要再考虑一下呢?”那么这时上司必然会很乐意接受,理想的交际效果会更容易达到。

二、秘书在进行口语表达时,要根据不同的交流对象来确定合适的表达方式

在秘书工作中,秘书要经常与众多的不同对象进行交流,如与上司、与客户、与同事等等,如何与不同的交流对象达到理想的交际效果,这就要求秘书在进行口语表达时,要根据交流对象的变换,随时调整自己的语言,既客气礼貌,又恰如其分。如,秘书在接待客户来访时,如果来访者是一般的普通客户,那么秘书可以按照惯例,说:“先生,您预约了吗?麻烦请您登记,这是公司的规定。”如果来访者是一位公司经常联系的重要客户,秘书若以这样的语言来接待对方,对方可能会认为你不欢迎他,从而引起双方交流的冲突。

三、秘书在进行口语表达时,要根据不同的交流内容来确定合适的表达方式。

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秘书的工作涉及方方面面,针对不同的内容,秘书应选择合适的表达方式以获得理想的交际效果。

(一)委婉式。

当交流的内容有可能对言语接受者的心理造成消极影响,此时,采取不直截了当而是用另一种方式含蓄地将自己所要表达的内容说出来,以使言语接受者更易于接受。

销售部送来的本季度销售报告中只罗列了销售数据,没有分析销售额大幅度下降的原因,上司对此不满意,让秘书于雪把报告退回销售部重写。于雪把报告交给销售部经理时,向销售部经理一个劲说总经理如何如何不满意。开始销售部经理还微笑着倾听,但听着听着,销售部经理心里开始后不舒服了,进而产生抵触情绪,不再听于雪说什么,反而开始计较于雪的措词。尽管他知道自己的报告没写好,但他给自己找了各种借口,于雪说一句他顶一句,最后两人不欢而散。

在上述案例中,如果于雪说话委婉一些,比如先表达对对方的体谅,说一些市场竞争太激烈、整个行业的大环境都不太好之类的话,之后再委婉地说明“总经理不满意,要求增加内容、找出原因”的意思。销售部经理可能会是另外一种态度,沟通的目的自然就达到了。

(二)直截了当式。

当交流的内容比较紧急、重大,要求对方必须立即予以接受时,秘书在表达时就不要拐弯抹角,而应直奔主题。如总经理让秘书通知各部门经理下午两点召开紧急会议,秘书在表达时可以这样说;“×经理,今天下午两点在××会议室召开会议,主题是××××,希望您准时参加,不能缺席。”

(三)赞誉式。

当秘书对交流的内容是否让听话人乐意接受没有把握时,适当地对听话人的服饰、物品、兴趣等表示赞赏,使他在心理上感到一种满足感,从而更乐于接受秘书所要交流的内容。

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当然,这种方式在运用时要注意适度。

如秘书要同事帮他准备会议室,他可以这样说;“哟,做了新发型了啦!这个发型使你看上去很精神……,能否将××会议室准备一下,下午总经理开会要用。”

(四)迂回式。

当秘书对交流的内容不适于采取正面回答的方式,如交流的内容涉及到公司的机密等,秘书采取此方式既不失礼节,又能保护公司的机密。

如公司的一位员工问秘书:“听说公司下周要进行人事调整,谁有可能担任销售部经理?”“有能力的人。”秘书回答道。

古人云:“辞不可不修,说不可不善”。修辞在秘书口语表达中的运用是十分广泛的,这就要求秘书在工作中要不断加强自身的语言修养,掌握一定的修辞方法,以提高驾驭语言 的 能 力 。

原标题:秘书工作的优秀论文3877843

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